L'inventaire physique est l'opération consistant à compter
manuellement le nombre des produits de chaque type présents dans le
magasin à un moment donné. L'inventaire physique permet de vérifier que
les soldes de stocks disponibles enregistrés sur les registres
correspondent bien aux quantités de produits réellement disponibles dans
le magasin. Lors d'un inventaire physique, compter chaque produit
individuellement par nom générique, forme galénique et dosage.
Il existe deux types d'inventaires physiques -
L'inventaire physique complet: Tous les produits sont
comptés en même temps. Il convient de procéder à un inventaire physique
complet au moins une fois par an. Des inventaires plus fréquents (une
fois par trimestre ou par mois) sont recommandés. Pour les entrepôts de
grandes dimensions, cette opération peut imposer la fermeture pendant
une journée ou plus.
L'inventaire physique tournant ou aléatoire: On procède
au dénombrement de produits choisis et on vérifie que le résultat
concorde avec les registres de tenue de stocks en les comptant à tour de
rôle ou régulièrement tout au long de l'année. Cette opération est
aussi appelée inventaire tournant.
Il est plus facile d'effectuer régulièrement un inventaire physique
complet dans les établissements qui gèrent de faibles quantités de
produits. L'inventaire physique tournant convient habituellement aux
établissements qui gèrent de grandes quantités de produits.
Un inventaire physique tournant peut être organisé de plusieurs façons -
Par forme galénique: Compter les comprimés en janvier, les gélules en février, les liquides en mars, etc.
Par emplacement dans le local de stockage: Compter les produits se trouvant sur les étagères 1 à 4 en janvier, sur les étagères 5 à 8 en février, etc.
En fonction de la disponibilité du
personnel: Compter quelques articles tous les jours, chaque fois que le personnel dispose d'un peu de temps.
Stock disponible: Compter périodiquement chaque article
dont le stock disponible se trouve à un niveau inférieur ou égal au
stock minimal. Cette méthode peut se révéler plus rapide, dans la mesure
où les quantités à compter sont plus faibles.
Dans le cas où l'on fait un inventaire physique tournant, compter
chaque produit au moins une fois au cours de l'année. Compter plus
fréquemment les articles qui partent rapidement et les produits dont le
stock est maximal.
Etapes à respecter dans la réalisation d'un inventaire physique:
1 Plan d'action.
• Dans le cas d'un inventaire physique complet, prévoir le (ou les) jour(s) et l'heure.
• Dans le cas d'un inventaire physique tournant ou aléatoire,
identifier les produits à compter et la durée nécessaire pour le faire.
2 Affectation du personnel.
3 Organisation du local de stockage.
• Ranger les produits selon la stratégie «premier périmé, premier sorti.»
• S'assurer que les boîtes et les cartons ouverts sont visibles.
• Mettre de côté les produits endommagés ou périmés.
4 Dénombrement des produits utilisables.
• Compter les produits par unités sous lesquelles ils sont délivrés
(p. ex. par comprimé ou par pièce) et non par carton ou par boîte.
• Estimer les quantités contenues dans les récipients ouverts pour
les produits emballés en vrac. Si une bouteille de 1000 gélules est
pleine aux deux tiers, estimer son contenu à 650 ou 700 gélules. Dans le
cas d'une bouteille de sirop d'un litre à moitié pleine, estimer son
contenu à un demi-litre.
5 Mise à jour des registres de tenue de stock.
• Inscrire la date de l'inventaire physique et les mots Inventaire physique.
• En utilisant une encre de couleur différente, inscrire la quantité de produit obtenue pendant l'inventaire.
6 Mesures prises suite aux résultats de l'inventaire physique.
• Si les résultats de l'inventaire physique diffèrent du solde
figurant sur la fiche de stock, mettre à jour ce solde en soustrayant ou
en ajoutant les quantités en excès ou manquantes.
• Eliminer les produits endommagés ou périmés trouvés au cours de l'inventaire physique.
• Dans l'un et l'autre cas, identifier, documenter et corriger la cause du problème.
7 Discussion des résultats de l'inventaire avec le personnel de l'établissement.
• Féliciter le personnel, s'il y a lieu.
• Prendre des mesures correctives si nécessaire.
Pour l'ensemble du stockage:
