Les coûts liés à la gestion des stocks

Constituer et entretenir un stock est une activité génératrice de nombreuses charges. Outre les charges immobilisées (coûts des stocks disponibles, coûts des bâtiments, coûts des terrains …) on y trouve des charges variables, associées aux diverses opérations d’entretien et de réapprovisionnement des stocks. 
 
Gérer l’équilibre d’un magasin passe d’abord par une maîtrise de ces différentes charges. Car une optimisation ratée provoque incontestablement un déséquilibre, qui d’une manière ou d’une autre génère soit des coûts supplémentaires liés aux ruptures des stocks, soit une croissance des immobilisations financières due au surstockage.

  

A- Les coûts de commande 

 
Ils sont constitués par les éléments suivants :

• Coût des locaux (loyers, équipement informatiques, logiciels, exploitation du quai de déchargement)
• Coût du Personnel (charges salariales des agents assurant la gestion et le suivi des commandes. Sont inclus les acheteurs, les réceptionnaires et autres agents administratifs)
• Coût des fournitures administratives (bon de commande, imprimés, etc. …)
• Coût de préparation de la commande (déplacements des acheteurs, inspections, contrôle, …)
• Coût d’acquisition (évalué par unité de commande, il s’agit du prix réellement payé pour acquérir les produits)

 
 

B- Les coûts de stockage ou d’entreposage 

  

	Ils sont constitués par les éléments suivants : o        Coût des magasins (amortissements ou location, taxe, électricité, assurances, …) o        Coût du Personnel (charges salariales des magasiniers, manutentionnaires, caristes agent de sécurité, agent de propreté …) o        Coût des équipements (appareils de levage et de manutention, rayonnages, …) o        Coût de gestion ou coût administratif(Ordinateur, fournitures de bureau, …) o        Coût de possession (immobilisation financière)    Les coûts de stockage varient en fonction des quantités de stocks. On les évalue en % du stock moyen

     
  

C- les coûts de pénurie 

 
Ces derniers sont différents lors qu’il s’agit d’une pénurie interne et d’une pénurie externe à l’entreprise. En prenant l’exemple d’une entreprise de fabrication dont les produits finis sont en pénurie dans le marché :  

• Le coût de pénurie externe englobe les pertes de commandes, le recours à la sous-traitance afin de satisfaire dans un délai raisonnable un maximum de clients, l’augmentation des charges de production (heures supplémentaires, maintenance des équipements…). En plus, une situation de pénurie externe a forcément un impact sur le client (insatisfaction, changement de fournisseur, appel à des concurrents…) 

• Le coût de pénurie interne (absence de matière pour la fabrication des produits finis, ruptures de stocks) est surtout liés à la désorganisation de l’unité de production et aux pertes engendrées par cette pénurie. Ces dernières se justifient essentiellement par la main d’œuvre inoccupée mais payée, l’arrêts des machines, la production basse, la formation des goulets d’étranglement …

Gérer les stocks nécessite donc d’avoir dans une certaine mesure, un regard sur le marché de consommation afin de prévoir et d’anticiper sur les situations de pénurie. Ce problème peut être résolue en partie par la mise en place d’un tableau de bord.
   
Pour certaines classes ou catégories d’articles, la prévention d’une éventuelle rupture de stock, se résume par la mise en place d’un stock de sécurité. Evidemment, ce stock engendre une immobilisation financière et des charges d’entretien que nous pouvons réunir en coût du stock de sécurité.
 
Faire une gestion optimale des stocks évitera de créer une hémorragie financière qui peut aboutir au déclin de l’entreprise toute entière. Il ne faut ni avoir des stocks trop bas, ni avoir des stocks trop élevés, mais le juste milieu. D’autre part, il ne faut pas tout gérer en stock. La nécessité d’affecter la gestion d’un article au magasin doit être justifié. 
 
Des stocks trop élevés, c’est aussi des valeurs des matières plus élevées, des capitaux immobilisés, des magasins plus grands, donc des coûts de possession, coûts d’exploitation, coûts de dépréciation ou d’obsolescence plus élevés.
 
Des stocks trop bas sont la cause de pénurie et rupture de stocks avec toutes les conséquences, le nombre de commende de réapprovisionnement plus élevé, donc une augmentation du coût de commande ; des retards de livraison en aval, des pertes de ventes et de clients … 

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STOCKS EN AVENIR INCERTAIN

Commençons notre étude pas le cas le plus simple qui suppose que la consommation est statistiquement régulière et sous contrôle. Il s'ensuit (cf. chapitres de Statistiques et de Génie Industriel) que la consommation périodique suit alors une loi de Gauss.

Prenons un exemple concret puisque la théorie a déjà été étudiée en long et en large dans le chapitre de statistique.

Considérons un article dont la demande quotidienne suite une loi normale de paramètres:

   (64)

Le stock disponible au moment de la commande est de 500 unités et le délai de réapprovisionnement de 5 jours. Nous souhaiterions savoir quelle est la probabilité cumulée d'être au-dessus ou égale à la rupture de stock ainsi que la probabilité cumulée d'être au-dessus de la consommation quotidienne supposée?

Nous avons pour le premier point la consommation moyenne sur 5 jours qui est en utilisant la propriété de stabilité de la loi normale:

   (65)

Nous avons alors:

   (66)

soit en utilisant MS Excel:

=1-LOI.NORMALE(500;450;44.72;1)=13.17%

Et pour la consommation quotidienne il vient simplement:

=1-LOI.NORMALE(500;450;44.72;1)=30.85%

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Les stocks déportés

Les stocks déportés sont des stocks qui se trouvent physiquement chez le client mais qui restent la propriété du fournisseur. Comment fonctionnent-ils ? Quels sont les avantages et les inconvénients d’un tel système ? Voici tout ce qu’il faut savoir sur les stocks déportés.

Quel est le fonctionnement des stocks déportés ?

Les stocks déportés sont la propriété du fournisseur même s’ils sont physiquement chez le client. Le client doit donc rendre des comptes au fournisseur. Il doit lui communiquer périodiquement ce qu’il a utilisé ou vendu : c’est sur cette base que le fournisseur facturera le client. Il doit également lui communiquer périodiquement un état des stocks.

Ce fonctionnement implique une véritable relation de confiance entre le fournisseur et le client. En effet, le fournisseur doit être certain que le client lui déclare correctement les ventes et les états de stocks. De plus, le contrat entre les deux parties doit prévoir la possibilité pour le fournisseur de venir réaliser un audit des stocks, afin d’avoir un moyen de vérifier les déclarations.

Quels sont les avantages et les inconvénients des stocks déportés ?

Les stocks déportés permettent au client d’être plus rapide et plus réactif. Ainsi, ce système est souvent utilisé dans le cas où un fournisseur passe par un distributeur afin de vendre ses produits. Dans ce cas, le fournisseur déporte ses stocks chez ce prestataire qui se charge d’établir les commandes et de livrer les clients.

Le stock étant chez le distributeur, celui-ci peut être plus réactif dans la gestion des livraisons et des retours.

Le stock est alors souvent conjointement géré par le fournisseur et le distributeur. C’est le fournisseur qui approvisionne les stocks du distributeur et qui gère la fabrication. Le distributeur peut alerter le fournisseur en cas de stock insuffisant ou si le stock d’alerte  ou stock de sécurité est dépassé.

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La variation de stock

La variation de stock est la différence entre le stock initial et le stock final. Son passage en comptabilité permet de comptabiliser la charge au moment de sa consommation et non au moment de son achat.

Comment calculer la variation de stock ?

Pour les matières premières, marchandises et autres approvisionnements, la variation de stock est la différence entre le stock de début d’année, c’est-à-dire le stock initial et le stock de fin d’année, c’est-à-dire le stock final. La variation de stock peut donc être positive ou être négative. Une variation de stock positive signifie que l’entreprise a déstocké durant la période. A l’inverse, une variation de stock négative signifie que l’entreprise a stocké durant la période.

Pour les produits finis, la variation de stock est la différence entre le stock final et le stock initial.

Comment s’explique les variations de stocks ?

Plusieurs éléments peuvent avoir un impact sur la variation de stock. Ainsi, une baisse du niveau des stocks peut s’expliquer par une augmentation des ventes, une baisse du niveau de fabrication, une baisse de la capacité de stockage ou la destruction ou mise au rebut de stock. Une hausse du niveau des stocks peut quant à elle s’expliquer par une baisse des ventes, une augmentation de la production ou une augmentation de la capacité de stockage.

Pourquoi passer une écriture de variation de stock ?

Dans de nombreuses entreprises, les factures d’achat de matières premières, de produits finis et de produits semi-finis sont saisies en comptabilité lorsqu’elles arrivent dans l’entreprise. Les charges sont donc enregistrées au moment de leur acquisition. Or, il est obligatoire en comptabilité d’enregistrer les charges au moment de leur consommation. La comptabilisation d’une écriture de variation de stock permet ainsi de répondre à cette obligation comptable.

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Charges directes et charges indirectes

Lorsqu’une entreprise fabrique au moins deux produits ou services distincts, il est intéressant de distinguer les charges directes et les charges indirectes de celle ci. Cette analyse permet de calculer le coût de revient des produits ou des services et ainsi de déterminer s’ils sont rentables ou non.

Qu’est ce qu’une charge directe ?

Les charges directes sont les charges qui sont directement affectées à un produit ou à un service.

Il s’agit principalement de :

• La matière première qui entre directement dans la production du bien. Pour une activité de production, cette information se trouve dans la nomenclature (fiche décrivant les matières premières qui entrent dans le produit) ;
• La main d’œuvre direct, c’est à dire la main d’œuvre utilisé directement dans la production du bien ou la réalisation du service. Cette information se trouve, pour une activité de production, dans la gamme (séquence d’opérations permettant la production du bien).

Qu’est ce qu’une charge indirecte ?

Les charges indirectes sont les charges qui ne sont pas directement affectées à un produit, elles concernent plusieurs voire tous les produits. Les charges indirectes sont notamment :

• Les amortissements pour les immobilisations servant dans la fabrication de plusieurs produits ou servant à toute l’entreprise (ex : bâtiment) ;
• Les salaires et charges sociales des fonctions support : il s’agit de la main d’œuvre indirect ;
• Les loyers et charges locatives ;
• Les publicités ne portant pas sur un produit spécifique ;
• Les autres frais généraux de l’entreprise.

Comment imputer une charge indirecte ?

Il faut une clef de répartition afin d’affecter ces charges à un produit. L’affectation se fait dans un tableau de répartition des charges indirectes.

De nombreuses méthodes peuvent être utilisées pour choisir cette clef de répartition et ainsi affecter les charges indirectes à un produit. La méthode est à choisir et à adapter en fonction des cas de figure rencontrés :

• Méthode du coût complet ;
• Méthode ABC (activity based costing);
• Méthode de l’imputation rationnelle ;
• Méthode du direct costing ;
• Méthode des coûts standards.

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Les enjeux de la gestion des stocks

La gestion des stocks est devenue au fil des années, le nerf de guerre qui assure compétitivité à l’entreprise. On parle alors de la recherche d’un équilibre qui permettra à l’entreprise d’assurer toutes ses commandes en limitant les coûts de stockage. Toutefois, le constat est souvent le suivant : les petites entreprises n’accordent pas assez d’importance à la gestion de leur stock, se limitant parfois à une simple fiche de stock. Alors quels sont les enjeux d’une gestion des stocks et quels impacts sur la performance de l’entreprise ?

  La notion de sur-stockage

Placer un stock très important en entrepôt permet d’éviter les ruptures de stock qu’il s’agissent de produits finis pour la vente ou de matières premières et produits semi-finis pour la fabrication. Toutefois, un stock trop important peut provoquer :

• Des charges très importantes dont les charges fixes (que vous ayez ou pas de stocks) comme celle de la location des locaux, ou des véhicules de manutention. Il y a aussi les charges variables comme celles du personnel ou les frais d’entretien.
• La réduction des facilités de trésorerie : chaque article stocké est valorisé et se retrouve en actif. Ce sont des immobilisations de capitaux qui réduisent votre capacité de liquidité immédiate.

Un stock trop faible

A l’inverse, un chef d’entreprise peut décider de ne pas (ou très peu) stocker. On peut parler de flux tendu ou de «stock zéro». Mais dans ce genre de cas, il faudrait une vraie stratégie de gestion du stock, c’est donc très risqué pour les raisons suivantes :

• Un risque de rupture de stock important : il ne faut pas minimiser les conséquences d’une rupture de stock. Vous pouvez perdre des commandes et même des clients qui se retrouvent chez le concurrent d’en face.
• un système de production entier mal organisé. Un stock trop faible a des répercussions sur toute la chaîne de production.

Les avantages d’une bonne gestion des stocks

La gestion de stock permet donc, grâce à une maîtrise des stocks, d’assurer le lissage de la production. C’est un véritable avantage notamment pour les activités saisonnières. Il sera aussi possible de réduire les coûts liés aux matières premières dont les prix varient durant l’année.

Un stock optimal permet de limiter les goulots d’étranglement puisque vous pourrez constituer des stocks tampon. Dans tous les cas, il est important de trouver la méthode de gestion de stock qui répond le mieux à votre besoin de l’appliquer.

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Tableau de Gestion Stock sous Excel Version: 2.3

Description

Plutôt que de devoir vous escrimer à monter un tableau de gestion sous Excel, profitez de celui mis à disposition par Denis Dalmont !
Gestion Stock est un logiciel destiné, comme vous auriez pu vous en douter, à gérer et suivre des données de stock. Les articles peuvent être classés par code et adressage. Différentes informations peuvent être entrées dans le logiciel, comme les entrées, les sorties, les lieux et emplacements de stockage.
Les articles peuvent être détaillés de manière précise, avec éventuellement une photo jointe et une répartition dans une famille et sous-famille. L'application vérifiera qu'il n'y a pas de doublon. Elle garde l'historique des mouvements et permet d'imprimer la base de données.

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