Rangement des Produits

Aménager le local de stockage et les étagères comme suit:
Dans le cas où l'on utilise des palettes, empiler les cartons sur les palettes -

• à 10 cm (4 pouces) au moins du sol
• à 30 cm (1 pied) au moins des murs et des autres piles
• sur une hauteur ne dépassant pas 2,5 m (8 pieds, règle générale).

Pour l'ensemble du stockage:

• Respecter les instructions du fabricant ou du fournisseur sur la procédure de stockage, ainsi que les conditions d'entreposage figurant sur les étiquettes.
• Placer les produits liquides sur les étagères les plus basses ou en dessous des autres produits.
• Entreposer les produits qui nécessitent d'être conservés au froid dans des zones contrôlées, maintenues à une température appropriée.
• Entreposer les produits à haut risque/de grande valeur dans des zones de sécurité convenables.
• Retirer sans délai les produits endommagés ou périmés du stock utilisable et les éliminer selon les procédures établies (voir la section consacrée à la gestion des déchets).
• Toujours stocker les produits d'une manière qui facilite l'application de la stratégie de gestion de stock «premier périmé, premier sorti.»
• Disposer les cartons de manière à ce que les flèches pointent vers le haut et à ce que les étiquettes d'identification, les dates de péremption et les dates de fabrication soient visibles. En cas d'impossibilité, écrire le nom du produit et sa date de péremption clairement sur la partie visible.

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Inventaire Physique

L'inventaire physique est l'opération consistant à compter manuellement le nombre des produits de chaque type présents dans le magasin à un moment donné. L'inventaire physique permet de vérifier que les soldes de stocks disponibles enregistrés sur les registres correspondent bien aux quantités de produits réellement disponibles dans le magasin. Lors d'un inventaire physique, compter chaque produit individuellement par nom générique, forme galénique et dosage.
Il existe deux types d'inventaires physiques -
L'inventaire physique complet: Tous les produits sont comptés en même temps. Il convient de procéder à un inventaire physique complet au moins une fois par an. Des inventaires plus fréquents (une fois par trimestre ou par mois) sont recommandés. Pour les entrepôts de grandes dimensions, cette opération peut imposer la fermeture pendant une journée ou plus.
L'inventaire physique tournant ou aléatoire: On procède au dénombrement de produits choisis et on vérifie que le résultat concorde avec les registres de tenue de stocks en les comptant à tour de rôle ou régulièrement tout au long de l'année. Cette opération est aussi appelée inventaire tournant.
Il est plus facile d'effectuer régulièrement un inventaire physique complet dans les établissements qui gèrent de faibles quantités de produits. L'inventaire physique tournant convient habituellement aux établissements qui gèrent de grandes quantités de produits.
Un inventaire physique tournant peut être organisé de plusieurs façons -
Par forme galénique: Compter les comprimés en janvier, les gélules en février, les liquides en mars, etc.
Par emplacement dans le local de stockage: Compter les produits se trouvant sur les étagères 1 à 4 en janvier, sur les étagères 5 à 8 en février, etc.
En fonction de la disponibilité du personnel: Compter quelques articles tous les jours, chaque fois que le personnel dispose d'un peu de temps.
Stock disponible: Compter périodiquement chaque article dont le stock disponible se trouve à un niveau inférieur ou égal au stock minimal. Cette méthode peut se révéler plus rapide, dans la mesure où les quantités à compter sont plus faibles.

Dans le cas où l'on fait un inventaire physique tournant, compter chaque produit au moins une fois au cours de l'année. Compter plus fréquemment les articles qui partent rapidement et les produits dont le stock est maximal.
Etapes à respecter dans la réalisation d'un inventaire physique:
1 Plan d'action.

• Dans le cas d'un inventaire physique complet, prévoir le (ou les) jour(s) et l'heure.
• Dans le cas d'un inventaire physique tournant ou aléatoire, identifier les produits à compter et la durée nécessaire pour le faire.

2 Affectation du personnel.
3 Organisation du local de stockage.

• Ranger les produits selon la stratégie «premier périmé, premier sorti.»
• S'assurer que les boîtes et les cartons ouverts sont visibles.
• Mettre de côté les produits endommagés ou périmés.

4 Dénombrement des produits utilisables.

• Compter les produits par unités sous lesquelles ils sont délivrés (p. ex. par comprimé ou par pièce) et non par carton ou par boîte.
• Estimer les quantités contenues dans les récipients ouverts pour les produits emballés en vrac. Si une bouteille de 1000 gélules est pleine aux deux tiers, estimer son contenu à 650 ou 700 gélules. Dans le cas d'une bouteille de sirop d'un litre à moitié pleine, estimer son contenu à un demi-litre.

5 Mise à jour des registres de tenue de stock.

• Inscrire la date de l'inventaire physique et les mots Inventaire physique.
• En utilisant une encre de couleur différente, inscrire la quantité de produit obtenue pendant l'inventaire.

6 Mesures prises suite aux résultats de l'inventaire physique.

• Si les résultats de l'inventaire physique diffèrent du solde figurant sur la fiche de stock, mettre à jour ce solde en soustrayant ou en ajoutant les quantités en excès ou manquantes.
• Eliminer les produits endommagés ou périmés trouvés au cours de l'inventaire physique.
• Dans l'un et l'autre cas, identifier, documenter et corriger la cause du problème.

7 Discussion des résultats de l'inventaire avec le personnel de l'établissement.

• Féliciter le personnel, s'il y a lieu.
• Prendre des mesures correctives si nécessaire.

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LA METHODE ABC

• Parmi les nombreux articles en stock, tous n'ont pas la même importance :
  • certains "tournent" vite et d'autres lentement.
  • Certains ont une valeur élevée, d'autres une valeur faible.
• Cette méthode vise à classer les différents articles en stock en 3 groupes :
  • Classe A : produits de grande importance.
  • Classe B : produits d'importance moyenne.
  • Classe C : produits de faible importance.
• Ce classement permet d'accorder plus d'attention aux produits qui le méritent.
• Il convient de déterminer sur quels critères on va classer les produits :
  • soit la consommation +/- grande en quantité.
  • soit la valeur financière +/- importante dans le stock.

EXEMPLE D'APPLICATION.
Vous devez déterminer les produits selon leur importance, du point de vue des Qtités consommées.

• La 1ère étape consiste à :
  • Classer les pdts par ordre des Qtités décroissantes (colonne 1)
  • faire le cumul des consommations (colonne 3)
  • Faire le % des consommations cumulées par rapport au total (col.4)
  
• La 2ème étape consiste à représenter le cumul sur un graphique.

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Gestion de stock : QOH & ATP

Définitions

• QOH (Quantity on Hand) est la quantité présente en stock d’un article, y compris les articles déjà vendus qui attendent d’être expédiés.
• ATP (Available to Promise) est la quantité réellement disponible pour les nouvelles commandes. Terme que l’on peut traduire par « disponible à la réservation »

Quantité en stock (QOH : Quantity on Hand)

La quantité en stock s’entend pour un lieu de stockage. Le QOH correspond à la quantité physiquement présente dans tous les emplacements du lieu de stockage (un article peut appartenir à plusieurs emplacements, les transferts entre ceux-ci sont gérables). Elle peut à la demande (rarement utilisé) être restreinte à un emplacement du lieu de stockage (aire, allée,  section, niveau, position) ou même à un conteneur (étagère, fichier, casier, baril, pièce, etc.)

C'est le chiffre brut, l'addition de toutes les quantités. Seules les lignes de stock qui sont au statut « Disponible » sont prises en compte. Pour les articles sérialisés (IMEI) les statuts pris en compte sont « Disponible », « Réservé » (pour livraison) et « En cours de transfert » (entre lieux de stockage)

Les autres statuts sont

Nom du statut	En anglais	Description
En cours de préparation	Delivered	Interne au système, pour éviter de fournir en cours de préparation
Bloqué	On Hold	Bloqué durant les opérations internes ou l’inventaire physique
Retourné	Returned	Utilisé mais ne concerne pas la QOH
En cours de commande	On Order	Prévu mais pas utilisé
Activé(?)	Activated	Prévu mais pas utilisé
Désactivé(?)	Deactivated	Prévu mais pas utilisé
En cours de transfert (réservé)	Being Transfered (Promised)	Prévu mais pas utilisé
Défectueux	Defective	Prévu mais pas utilisé
Bloqué (non sérialisé)	On Hold (Non-Serialized)	Prévu mais pas utilisé
Défectueux (non sérialisé)	Defective (Non-Serialized)	Prévu mais pas utilisé

Stock disponible à la réservation (ATP : Available to Promise)

C’est la QOH moins les réservations. Les réservations sont faites dès la validation de la commande.

Considération annexes

En cas de rupture de stock d’un article il est possible de gérer le réapprovisionnement en précisant la quantité mini (qui dépassée déclenche le réapprovisionnement), la quantité de  réapprovisionnement et le délai maximum du réapprovisionnement.

Une contrainte sur la méthode de réapprovisionnement est aussi paramétrable par article, soit

• Aucun besoin créé (valeur par défaut, aucune contrainte, fonctionne normalement)
• Automatique pour chaque ordre de Vente
• Quand la quantité existante (QOH) atteint le stock minimum fixé pour le lieu de stockage
• Quand la quantité disponible (ATP) atteint le stock minimum fixé pour le lieu de stockage
• Besoin créé quand la quantité disponible (ATP) atteint le stock minimum fixé pour le lieu de stockage
• Expédition par un tiers seulement
• Expédition par un tiers automatique sur faible quantité

Ce paramètre existe aussi dans le Centre de Profit. Si celui de l’article n’est pas défini celui du est Centre de Profit est utilisé.

On peut également définir un ordre de réservation différent de celui par défaut : « premier arrivé premier servi » (FIFO reçu ou « FIFO based on date received »). Les autres ordres sont

• FIFO basé sur la date d'expiration (propre à la ligne de stock)
• Le moins coûteux
• Le plus coûteux
• LIFO reçu
• LIFO basé sur la date d'expiration

Il y aussi la possibilité de gérer des valeurs de stock négatives (backorder). Un paramètre du Centre de Profit (« Nécessite une présence en stock ») permet de décider si un article peut être commandé même avec un niveau de stock négatif ou nul. Ce paramètre existe aussi par article, si non défini celui du Centre de Profit est utilisé. Il faut alors mettre en place une gestion spécifique pour suivre, réapprovisionner et honorer les commandes en attente. OFBiz fournit des éléments pour cela.

A noter aussi la possibilité de faire expédier les commandes par un tiers (drop-shipment).

Finalement le paramètre « Commande immédiatement exécutée » du Centre de Profit permet de gérer les achats dans une boutique réelle en utilisant le module Point de Vente (POS, Point Of Sale) d’OFBiz qui s’appuie sur les autres modules génériques (Entreposage, Catalogue, etc.). Le POS peut se synchroniser avec une base de données centrales en utilisant éventuellement une architecture centralisée par boutique. C’est à dire qu’une boutique peut utiliser autant de points de vente que nécessaire et la centralisation se fait pour la boutique entière et non poste par poste.

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Stock de sécurité et méthodes de calcul

A- Procédure de mise en place d’un stock de sécurité   Dans l’article sur les types de réserves de stock, nous avons expliqué différentes raisons qui justifient la mise en place d’un stock de sécurité pour un article ou produit géré. Rappelons ici que le stock de sécurité a pour principal but d’absorber les ruptures de stock dont les conséquences seraient très dommageables pour l’entreprise. L’immobilisation financière et le coût de possession qu’il engendre obligent cependant à limiter son emploi aux seuls articles pour lesquels cela est véritablement nécessaire.     A1- Choix des critères de tri des articles ou produits   Le « véritablement nécessaire » dépend de chaque organisation, et du type de stocks. Dans le plus grand nombres de cas, c’est le coût d’opportunité (perte que l’on pourrais subir en cas de rupture) qui s’affiche comme critère déterminant. Celui-ci est très souvent détecté à la suite d’une étude prévisionnelle de la demande. Différents sous critères sont ensuite employés pour analyser puis trier les articles pour lesquels il sera affecté un stock de sécurité :   Le chiffre d’affaires (CA) ou le bénéfice espéré (pour les stocks de produits destinés à la vente) ; Le taux de rotation (par ex. pour le matériel de sécurité dont l’utilisation est obligatoire et le délai de livraison flexible) ; Le coût d’acquisition (lorsque chaque commande engendre des coûts logistiques élevés) ; Le délais de livraison (lorsque les produits présentent des difficultés d’approvisionnement) ;   Mais aussi, le risque de pénurie sur le marché, le risque d’inflation ou simplement les prévisions de croissance de la demande d’un produit peuvent suffire comme raison pour affecter à ce dernier un stock de sécurité. Une fois que le ou les critères déterminant ont été définis, on procède à une analyse pour sélectionner les articles qui remplissent les conditions d’affectation d’un stock de sécurité. A2- Analyse de Pareto et Classification ABC   Selon les entreprises et le type de stock géré, chacun des critères cités dans la précédente section peut servir à effectuer une analyse ABC :   ABC sur chiffre d’affaire ; ABC sur taux de rotation ; ABC sur coût d’acquisition ; ABC sur délais de livraison   En général, à la suite de la classification ABC, les articles des classes B et C ne sont pas concernés par le stock de sécurité. Sauf cas exceptionnels rencontré au cours d’un cycle (risque de pénurie, risque d’inflation et forte demande imprévus). La révision une ou deux fois par an des données de planification (stock minimum, stock maximum, lot de commande, délai d’approvisionnement) est largement suffisante pour ces derniers.   C’est parmi les produits de la classe A, jugés « Critiques » d’après notre critère de classification que seront choisis ceux pour lesquels il sera affecter un stock de sécurité. Le stock de sécurité sera mis en place pour une période temporaire, et enlevé après le passage de l’évènement perturbateur.   B- Méthodes de calcul du stock de sécurité   Différentes méthodes peuvent être utilisées pour le calcul du stock de sécurité. Généralement, on simule chacune d’elle et le choix de la méthode finale portera sur celle réduit au mieux le risque de rupture. Dans la pratique on peut soit utiliser une méthode déterministe (la méthode « expert ») et une méthode probabiliste (la méthode de la loi normale ou loi de Laplace Gauss).     B1- Calcul du stock de sécurité par la méthode « expert »   Pour expliquer cette méthode de calcul du stock de sécurité, nous allons utiliser un exemple. Dans le magasin CECADO fournisseur de beurre dans la ville de Port-Gentil il a été enregistré les données suivantes :   Ventes moyennes hebdomadaires : 75 pots de beurre Ventes maximales hebdomadaires : 90 pots de beurre Couverture stock minimum / délais moyen de livraison : 2 semaines   Passons aux calculs :   L’excédent moyen de consommation hebdomadaire sera : EMh = 90 – 75 = 15 pots   Le stock de sécurité : SS = EMh x nombre de périodes hebdomadaires dans le délais de livraison. SS = 15 x 2 = 30 Pots   Le point de commande : P = (Demande moyenne hebdomadaire x nombre de semaines) + SS P = (75 x 2) + 30 = 180 pots     B2- Calcul du stock de sécurité par la méthode de la loi normale   La loi normale est une distribution statistique des données qui sur un repère orthonormé prend la forme d’une cloche. Elle se caractérise par une moyenne et un écart type. Ces derniers, lorsqu’ils peuvent être chiffrés sont utilisés pour le calcul du stock de sécurité.   Une autre particularité de cette méthode est qu’elle permet non seulement de définir un taux de satisfaction souhaité, mais aussi de prendre en compte ou pas la variation du délai d’approvisionnement. On peut donc avoir au final trois combinaisons possibles pour le calcul du stock de sécurité :   Variation de la demande seulement Variation du délai de livraison seulement Variation de la demande et du délai de livraison     En reprenant les données du magasin CECADO de Port-Gentil, une analyse a permis d’obtenir :   Ventes moyennes hebdomadaires : VMh = 75 pots de beurre Ecart type des ventes hebdomadaires : σV = 9 pots Délai moyen d’approvisionnement : D = 2 semaines Ecart type sur délai d’approvisionnement : σD = 0,4 semaine   On choisi par ailleurs un niveau de satisfaction Z = 1,65 qui correspond à un taux de 95,05%. (On trouve les différentes valeurs de Z dans le tableau de probabilité cumulative encore appelé tableau de la loi normale)   2-1 Approche selon la loi normale avec variation de la demande seulement    Le stock de sécurité : SS = Z x D x σV SS = 1,65 x 2 x 9 = 30 pots   Le point de commande : P = (Demande moyenne hebdomadaire x nombre de semaines) + SS P = (75 x 2) + 30 = 180 pots     2-1 Approche selon la loi normale avec variation du délai de livraison seulement    Le stock de sécurité : SS = Z x VMh x σD SS = 1,65 x 75 x 0.4 = 49 pots   Le point de commande : P = (Demande moyenne hebdomadaire x nombre de semaines) + SS P = (75 x 2) + 49 = 199 pots   2-1 Approche selon la loi normale avec variation de la demande et du délai de livraison   Le stock de sécurité : SS = Z x √(D x σV²) + (VMh² x σD²) avec √ = racine carrée SS = 1,65 x racine carrée [(2x9²) + (75²x0.4²)] = 53 pots   Le point de commande : P = (Demande moyenne hebdomadaire x nombre de semaines) + SS P = (75 x 2) + 53 = 203 pots

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Les méthodes de valorisation des stocks : CUMP, FIFO, LIFO et NIFO

La valorisation des entrées de marchandises et de matières premières en stock se fait au coût d’acquisition. La valorisation des entrées en stock de produits semi-finis et de produits finis se fait au coût de fabrication.

Afin de valoriser les sorties de stock, quatre méthodes sont utilisées : le CUMP (coût unitaire moyen pondéré), le FIFO (first in first out) ou LIFO (last in last ou) ou le NIFO (coût de remplacement).

La valorisation du stock et le type de méthode employé ont un impact direct sur le résultat de l’entreprise, notamment pour les entreprises qui ont des stocks importants. Ainsi, le choix et  la permanence des méthodes d’une année sur l’autre sont très importants et le changement de méthode doit être justifié dans les annexes.

Les méthodes de valorisation des stocks : le CUMP (coût unitaire moyen pondéré)

La méthode du coût unitaire moyen pondéré s’utilise surtout pour les matières non périssables.

Cette méthode est la moyenne pondérée par les quantités des coûts d’entrées en stock.

Elle n’est pas utilisable pour les produits financiers (hors titres de participation).

Cette méthode permet de lisser les variations de prix d’achat.

Le calcul se fait de la façon suivante : (valeur des entrées + valeur du stock initial) / (quantités entrées + quantités en stock initial).

Les méthodes de valorisation des stocks : le FIFO (first in, first out)

La méthode first in, first out signifie que les produits entrés en premier sont ceux qui sortent en premier du stock. Les produits qui sont entrés en dernier sont donc les produits qui restent dans le stock.

Cette méthode est recommandée pour les produits qui ne peuvent pas faire l’objet d’une longue conservation.

Les méthodes de valorisation des stocks : le LIFO (last in, first out)

La méthode last in first out signifie que les produits qui sont entrés en premier dans le stock sont les produits qui sortent en dernier du stock. Les produits qui restent donc dans le stock sont les produits entrés en premier. Cette méthode est utilisée pour les produits qui prennent de la valeur avec le temps. Elle n’est toutefois pas autorisée par les normes IAS/IFRS

Les méthodes de valorisation des stocks : NIFO (valeur de remplacement)

La méthode de remplacement des stocks permet de valoriser les stocks à une valeur de remplacement qui permettra de reconstituer le stock. Il s’agit par exemple du cours du jour d’une matière première. Cette méthode n’est pas non plus autorisée selon les normes IAS/IFRS.

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Gestion du stock : comment faire un inventaire ?

Dans une société, il y a toujours des achats et des ventes de produits. C'est pourquoi il est important de gérer les stocks, que ce soit de produits finis ou produits semi finis. C'est pourquoi il faut faire un inventaire des stocks en début et fin de période. Mais comment le faire et quels moyens sont disponibles pour une bonne évaluation du stock.

Les différentes manière de gérer les stocks :

Il y a deux méthodes pour gérer les stocks.
La première étant la valorisation des stocks de la manière premier acheté, premier sorti. C'est à dire que la variation des stocks se fera par la gestion des achats en fonction des sorties par rapport à l'age de chaque produit. Ce qui sera acheté en premier, sera comptabilité en sortie en premier.
La seconde étant la valorisation des stocks de la manière dernier acheté, premier sorti. C'est à dire que la variation des stocks se fera par la gestion des achats en fonction des sorties par rapport à la vente du stock par rapport au dernier acheté.
Il ne faut pas oublier que le stock est une valeur qu'il faut estimer pour gérer les biens d'une société. Il faut donc étudier la variation des stocks en fin d'année pour valoriser les stocks de la meilleure manière qui soit.

Les logiciels

Excel

Il est possible de gérer les stocks par articles avec un tableur, tel excel où toutes les entrées et sorties seront rentrées directement lors de chaque mouvement de marchandises. Toute entrée et sortie doit alors être rentrée manuellement. Ce procédé est une bonne idée si les entrées et sorties ne sont pas très importantes.
Les logiciels spécialisés

Nous pouvons en trouver, tel celui proposé sur le site Sudlogiciel.com. La gestion se fait en fonction des achats et ventes, directement via l'informatique. Le tout est, bien entendu, de faire attention à la gestion logistique qui devra suivre en fonction du logiciel de stock.
Bien comprendre

Les logiciels, que ce soit des logiciels professionnels ou pas, il faut faire attention à rentrer toutes les données. Il faut vraiment une bonne gestion entre l'administration et la gestion du magasin.
Pour la bonne gestion des stocks

Il faut impérativement penser à évaluer les stocks au moins une fois par an. Cela consiste à compter tous les produits pour avoir une bonne idée de ce qui existe réellement en magasin. Quand tout cela est effectué il faut le rapprocher des valeurs qui existent avec l'évaluation du logiciel utilisé pour gérer les stocks.

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