Logiciel Gestion Stock

Gestion Stock, logiciel de suivi et de gestion de stock par code article et adressage
Suivi des entrées, sorties, lieux et emplacements de stockage
Liste des adresses par article
Liste des articles par adresse
Liste des articles en alerte
Historique des mouvements
Inventaire
Photo des articles
Sauvegarde des journaux Un logiciel simple et gratuit de gestion de stock qui fonctionne sous Excel. Il permet de gérer un stock réparti sur plusieurs zones géographiques différentes.

Il gère les déplacements, les entrées et sorties. Il permet d’associer une photo à chaque article, d’imprimer des listes et états, de suivre l’historique des mouvements d’un article…

Un petit tour par l’aide sera nécessaire avant d’utiliser l’application.


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L’évaluation des stocks en comptabilité

En comptabilité, tous les stocks doivent être évalués, qu’il s’agisse de marchandises, de matières premières, d’en cours de production ou encore de produits finis. Cette évaluation est importante car elle permet de déterminer la valeur globale des stocks figurant en comptabilité au bilan (qui ont été comptés au préalable lors de l’inventaire des stocks).

1. L’évaluation des stocks en comptabilité : règles générales

Les stocks de matières premières, marchandises et approvisionnements doivent être évalués à leur coût d’acquisition.
Les stocks de produits (en-cours ou finis) doivent, quant à eux, être évalués à leur coût de production.
La notion de coût d’un stock est plus « étendue » que celle d’un prix d’achat : en effet, contrairement au prix d’achat, il comprend tous les coûts d’acquisition, de transformation et également tous autres coûts supportés pour amener les stocks à l’endroit et dans l’état où ils se trouvent.

2. Calculer un coût d’acquisition en comptabilité

Le coût d’acquisition des matières premières et marchandises est la somme du prix d’achat de ces biens et de l’ensemble des frais accessoires d’achat qui y sont directement rattachables.
Coût d’acquisition = prix d’achat + frais accessoires d’achat

A. Le prix d’achat

Le prix d’achat est retenu pour son montant hors taxes si l’entreprise a déduit la TVA sur l’achat des marchandises/matières correspondantes. A défaut, la TVA doit être comprise dans le prix d’achat.
Ce prix doit également tenir compte des éventuels rabais, remises et ristournes obtenus sur les factures d’achat (et notamment des remises forfaitaires annuels négociées avec les fournisseurs).

B. Les frais accessoires d’achat

Les frais accessoires d’achat correspondent à toutes les charges directement attribuables à l’acquisition des matières telles que :

• les commissions sur achats,
• les frais de transport sur achats, les assurances transport et les dépenses de manutention,
• les droits de douane à l’importation,
• les coûts d’emprunts (sous conditions et sur option).

En revanche, sont exclus de cette catégorie :

• les frais de recherche et de sélection des fournisseurs, les frais d’études des offres commerciales,
• les frais de passation de commandes,
• la fonction approvisionnement si elle est interne à l’entreprise (dans le cas où elle est sous-traitée, elle est une composante des frais accessoires d’achat),
• les frais liés au stockage des marchandises à revendre en l’état (transport entre magasins, consommation d’énergie des magasins etc.).

3. Calculer un coût de production en comptabilité

Le coût de production d’en-cours ou de produits finis est la somme du coût d’acquisition des matières consommées dans le processus de production/transformation et des charges directes et indirectes supportées par l’entreprise pendant ce processus.
Coût de production = coût d’acquisition des matières + charges directes de production + charges indirectes de production

A. Le coût d’acquisition des matières consommées

La définition du coût d’acquisition des matières consommées est la même que celle évoquée ci-dessus, dans le « coût d’acquisition ».

B. Les charges directes de production

Les charges directes de production sont principalement constituées par la main d’œuvre (salaires, charges sociale des ouvriers) et la sous-traitance ayant directement contribué à produire le bien ou à réaliser l’en cours. En revanche, la participation des salariés ne doit pas être retenue.

C. Les charges indirectes de production

Les charges indirectes de production correspondent :

• aux frais généraux de production encourus pour transformer les matières premières en produits finis,
• aux coûts encourus pour amener les stocks à l’endroit et dans l’état où ils se trouvent.

Ces charges peuvent ne pas être identifiables en comptabilité générale (mais elles peuvent être issues de la comptabilité analytique).
Il peut s’agir, par exemple :

• de la quote-part d’amortissement des machines de production, des logiciels des brevets ou encore les loyers ou redevances de crédit-bail des biens utilisés pour la fabrication des produits,
• des consommations énergétiques nécessaires à la fabrication du produit (eau, électricité, gaz),
• des coûts de stockage des matières premières consommées (qui sont nécessaires à la fabrication du produit final) ainsi qu’aux coûts liés à leur reconditionnement.

Sont exclus des coûts de production : les frais généraux administratifs du siège, les frais de stockage des produits finis, les coûts liés à la sous-activité/suractivité ainsi que les frais de distribution (transports sur ventes) et de commercialisation (frais de publicité, de catalogues, de foires, les frais marketings, les cotisations d’assurance effectuant un recouvrement de créances).

4. Valoriser les stocks en comptabilité à la clôture de l’exercice

Tous produits finis, marchandises ou matières premières ont une valeur à une date « t » qui varie ensuite selon de nombreux paramètres (fluctuation du cours des matières premières, évolution de la masse salariale, réalisation de nouveaux investissements). L’entreprise doit, lors de la clôture de son exercice, déterminer le montant exact de ses stocks. Mais quelle valeur doit-elle retenir : un coût de revient moyen, le coût d’acquisition/de production du dernier produit ?
En France, deux méthodes sont autorisées : le coût moyen pondéré et la méthode du premier entré premier sorti (méthode dite « Fifo »).

A. La méthode du coût moyen pondéré

Un coût moyen pondéré est un rapport entre le total des coûts d’acquisition/production et les quantités acquises/produites sur une période donnée. Ce calcul peut être effectué :

• soit à chaque entrée :

La valeur du stock est recalculée après chaque entrée en stock. La valeur du stock après entrée est déterminée comme suit : ( valeur du stock précédent + prix des achats entrés en stocks ) / quantités totales en stock.

• soit sur la durée moyenne de stockage :

La durée moyenne de stockage est le rapport entre les quantités sorties pour cause de ventes et le stock moyen. Le stock moyen est donné par la formule suivante : ( stock initial + stock final ) / 2.
B. La méthode du premier entré, premier sorti (Fifo)
Toutes les sorties de stocks au cours de l’exercice sont valorisées au coût de l’article le plus ancien (c’est-à-dire celui entré en premier dans les stocks). On considère que les stocks vendus sont, par priorité, les plus anciens.
Par différence, il en résulte que les stocks sont valorisés au dernier coût d’acquisition/de production connu.

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L’inventaire des stocks

Un inventaire est une démarche consistant à identifier, compter et évaluer les stocks d’une entreprise. Il s’agit d’une opération matérielle permettant de contrôler l’existence des éléments d’actif que constituent les stocks.
Toutes les entreprise qui ont du stock ont des obligations légales à respecter en matière d’inventaire, c’est ce que nous aborderons dans cet article.

1. Obligations en matière d’inventaire physique

L’établissement d’un inventaire physique annuel est obligatoire pour toutes les personnes physiques ou morales ayant la qualité de commerçant.
En l’absence d’inventaire permanent, l’inventaire physique doit être réalisé à la clôture de l’exercice comptable. Si un inventaire permanent fiable est mis en place, l’entreprise pourra réalisée son inventaire physique à une date différente de celle de la clôture de l’exercice et même procéder à des inventaires physiques tournants.
Ce dernier procédé consiste à inventorier physiquement les stocks en plusieurs fois sur l’exercice mais il faut que tous les articles présents en stocks soient au moins comptés une fois sur l’exercice.

2. Stocks à prendre en compte lors de l’inventaire

Dans une entreprise exerçant une activité commerciale d’achat/revente, les stocks correspondent aux marchandises achetées mais qui n’ont pas encore été revendues.
Dans les entreprises de production, les stocks correspondent à des matières premières qui n’ont pas encore été consommées dans le processus de production, des stocks de produits finis non encore vendus ou encore des stocks de produits non achevés c’est-à-dire en cours de fabrication.

3. Comment réaliser un inventaire ?

Un inventaire consiste à déterminer quantitativement les stocks existants : il s’agit simplement d’effectuer un comptage du nombre d’unités présentes physiquement dans l’entreprise et lui appartenant.
Lors de la réalisation d’un inventaire, il est fréquent que le magasin subisse une « fermeture pour cause d’inventaire » car l’ensemble des équipes est mobilisé afin de compter chaque élément du stock et aucun mouvement ne vient perturber les quantités physiquement présentes (ventes emportées par le client).
De nombreux principes doivent être respectés afin d’assurer un inventaire de qualité :

• Principe de séparation des tâches et de supervision : les équipes de comptage principalement constituées par des unités opérationnelles doivent être supervisées par un responsable de service (idéalement, il est conseillé de faire intervenir un responsable d’un autre site). Ainsi, le risque de fraude est diminué ;
• Principe de comptage : des feuilles de comptage doivent être établies. Elles doivent être prénumérotées et ne doivent être remplies qu’au stylo à encore (le crayon de bois est déconseillé). Chaque feuille de comptage doit être validée et signée par le responsable qui peut procéder à des vérifications du comptage déjà effectué ;
• Principe d’exhaustivité : tous les stocks doivent être recensés et comptés. Tous les recoins de l’entreprise doivent être vérifiés (réserves, magasin, couloirs, comptoir etc).

4. Quels sont les différents types d’inventaire ?

Il existe deux types d’inventaire : l’inventaire intermittent et l’inventaire permanent.

A. L’inventaire intermittent

Un inventaire physique doit être effectué au moins une fois par an, à la clôture de l’exercice. Cette obligation est prescrite par le Code de Commerce. Une fois que les quantités ont été comptées, il convient de les valoriser.
Un stock est valorisé comme suit : quantité x coût d’acquisition (ou coût de production).
Les méthodes de valorisation de coût seront abordées ci-dessous.

B. L’inventaire permanent

Un inventaire permanent consiste à suivre en temps réels chaque entrée et sortie de stock. De nombreux logiciel ou progiciel de gestion intégré permettent de faciliter cette tâche.

5. Valoriser les stocks présents à l’inventaire

Lorsque l’inventaire est effectué, il convient de valoriser le coût des stocks. Si l’activité de l’entreprise est purement commerciale, il s’agit de déterminer un coût d’achat. Si l’activité relève de la production, il faudra plutôt identifier un coût de production.
Il existe principalement deux méthodes :

A. Coût moyen unitaire pondéré (CMUP)

Le CMUP est calculé à la fin de l’exercice comptable en divisant la valeur du stock du début de période, majorée du montant des entrées de l’exercice, minorée du montant sorties par la quantité du stock initial, majorée des entrées et minorée des sorties.
Pour résumer, CMUP = [ Valeur Stock Initial + Valeur des Entrées - Valeur des Sorties ] / [ Quantités Stock Initial + Quantités Entrées - Quantités Sorties ].
La valorisation du stock global est donc l’adition, pour chaque objet, du produit suivant : quantité comptable x CMUP.

B. Premier entré premier sorti (PEPS)

Cette méthode est généralement la plus couramment utilisée dans les petites entreprises car elle relève d’une grande simplicité d’application. Elle part d’un constat simple : les quantités vendues sont celles qui sont arrivées les premières dans les stocks de l’entreprise. La logique est d’ordre chronologique

Ecrit par Pierre F.

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Types, rôle et fonctions des stocks

Qu’est ce qui justifie la présence de tel ou tel autre article dans un magasin ? C’est à cette question que nous allons proposer des réponses dans cet article.
 
 
A- Les types ou catégories de stocks
 

q      Types de stocks suivant l’usage industriel

 
Les stocks dans une entreprise sont constitués de stocks de production et de stocks hors production.
 
Les stocks de production regroupent l’ensemble des matières qui après transformation permet d’avoir les produits finis. Ce sont les stocks des :

• Matières premières et composants
• Encours de fabrication ; tous les articles dans le processus de transformation mais non encore terminés. (Dans des stocks intermédiaires, au pied des machines ou en transfert entre les machines)
• Produits finis (dans les usines, dans les centres de distribution ou dans les dépôts)

Les stocks hors production sont ceux qui n’entrent pas dans la transformation, mais accompagnent la production. Ils sont aussi dénommés stocks ERO (Entretien, Réparation, Opération). On retrouve dans cette catégorie les stocks de :

• Pièces de rechange
• Consommables des machines (lubrifiants, carburants, nettoyants …)
• Emballages
• Déchets

 

q      Types de stocks suivant le flux

 
Une analyse des flux dans le magasin permet de distinguer les stocks à commandes régulières ; les stocks de projet, les stocks d’usure et enfin les stocks en transit
 

• Les stocks à commandes régulières : Ce sont les stocks d’articles régulièrement consommés. Ils sont commandés par le gestionnaire des stocks chaque fois que le stock minimum est atteint. Il s’agit quelques fois des consommables ou des pièces de rechange étroitement liées à l’activité courante de l’entreprise. Dans les magasins de ventes, ils regroupent les articles mis à la disposition des clients.

 

	Les stocks de projet : Ce sont des stocks qui prennent naissance au début d’un projet et disparaissent à la fin de ce dernier. Les commandes de tels articles sont faites directement par le chef de projet qui seul maîtrise ses besoins. Mais, la gestion des entrées et sorties des articles est confiée au gestionnaire des stocks. Le but visé ici est de placer les articles en sécurité et d’avoir un contrôle sur leur consommation.    Les avantages procurés par la genèse de tels stocks sont divers. Parmi les plus importants, figurent l’absence de perte ou de vol ; une meilleure connaissance de l’utilisation de ces articles ; les abus de consommation limités ; des imputations comptables plus faciles à contrôler et mieux gérées ; un inventaire facile à faire à la fin du projet ; une meilleure gestion des restes.

   

• Les stocks d’usure : Il s’agit des articles placés en stock, qui sont sortis en cas de besoin pour réaliser un travail et qui ensuite sont retournés au magasin. C’est le cas des machines outils et de l’outillage en général. La gestion des mouvements de tels articles est confiée au gestionnaire des stocks. Cependant, la passation d’une commande émane d’une initiative de la direction technique de l’entreprise. Deux raisons seulement peuvent la justifier :

 

1 - L’augmentation du nombre d’unités de l’article - La quantité de travail à réaliser est élevée. L’outil disponible ne permet pas de l’effectuer dans les délais convenus. L’achat d’un outil supplémentaire s’impose.
2 - Le remplacement de l’article – l’outil disponible est défectueux et irréparable. Son remplacement est indispensable.

 

• Les stocks en transit ou stock de transbordement : Les articles en simple transit ne font presque jamais l’objet d’une commande par le gestionnaire du magasin. Ce dernier agit comme « mandataire ». Il reçoit des marchandises accompagnées d’instructions précises sur leur future destination. Ses responsabilités se limitent aux opérations de contrôle, réception, dégroupage, groupage par destination, emballage, colisage, marquage, étiquetage et enfin expédition au lieu indiqué par le donneur d’ordre.

 
 
B- Les fonctions des stocks
 
Les stocks ont plusieurs fonctions :
 

• Fonction de régulation : Les stocks permettent le lissage des irrégularités d'approvisionnements et/ou de la production, réduisent les risques de ruptures et favorisent le maintien d’une activité continuelle.

• Fonction logistique : les stocks permettent de maintenir les articles à proximité de leur lieu de consommation. Ils limitent considérablement les délais d’attente.

• Fonction économique : lorsque le fournisseur accorde des remises importantes pour des achats en grande quantité, le stockage peut s’avérer utile. De même pour un souci d’optimisation des approvisionnements, la constitution d’un stock est généralement une solution indiquée.

• Fonction d'anticipation – spéculation : Le stockage permet de se mettre à l’abri des hausses de prix des matières ou des produits achetées ou vendues. Il s’agit donc ici de stocks saisonniers.

• Fonction technique : Le stockage peut être liée à un procédé indispensable avant la consommation des articles. C’est le cas par exemple, du séchage du bois, de la maturation des fruits et légumes, de la fermentation des vins.

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Comment réduire vos stocks de 10 à 15 % ?

 

La réduction des stocks est un poste d’optimisation du cash souvent envisagé mais rarement mis en œuvre en raison de la difficulté d’une évaluation rationnelle des potentiels de réduction et de la mise en œuvre des programmes d’optimisation. Néanmoins, les résultats le prouvent, l’établissement d’un diagnostic précis et rapide permet de développer un plan d’action opérationnel, dont les résultats s’élèvent à 10 à 15 % de réduction de la valeur de stock en moyenne.

 

Avant de mentionner les axes possibles d’amélioration, il s’agit tout d’abord de comprendre ce qui oblige les entreprises à faire du stock. En mettant de côté les aspects spéculatifs et stratégiques (opportunités d’achat, sécurisation des approvisionnements en cas de pénurie), pour se focaliser uniquement sur les aspects opérationnels, le but du stock est de couvrir les aléas afin de garantir un haut niveau de service à ses clients.

Un diagnostic à la fois des systèmes de gestion et une analyse détaillée article par article permettront d’identifier des actions opérationnelles à court et moyen terme pour réduire le niveau de stock sans dégrader le taux de service, voire dans la plupart des cas l’améliorer.

1. Identifier les stocks dormants

Dans le cadre de l’analyse des stocks dormants, on distingue ainsi les stocks dit « morts », c'est-à-dire sans consommation sur une période significative de l’activité de l’entreprise (généralement sur un cycle d’un an), et les stocks dit « à risque », c'est-à-dire possédant un niveau de stock élevé avec une faible consommation et donc susceptibles d’impacter durablement le niveau de BFR.

L’identification de ces stocks pour les entreprises disposant de système d’information intégré est relativement simple et doit permettre d’envisager, dans le cadre d’une analyse détaillée par les opérationnels, les solutions de déstockage et/ou de revente. La première de ces solutions est ainsi de s’assurer que l’approvisionnement de ces articles est stoppé ou dans le cas contraire qu’il est justifié.

Cette analyse des stocks dormants doit également permettre de comprendre les mécanismes qui ont généré ce type de stock, de définir les actions correctrices pour y remédier et éviter que ce stock ne se reconstitue de façon récurrente. Cela nécessitera donc de mettre en place des indicateurs réguliers de suivi qui permettront de détecter les futurs stocks dormants potentiels.

2. Définir une politique de stock optimale prenant en compte les divers aléas, tout en intégrant les quantités économiques de commandes et de production

Une autre possibilité d’évaluation rapide de potentiels de réduction des stocks concerne l’optimisation des paramètres de gestion des articles achetés. Cela s’inscrit dans le cadre d’une démarche structurée d’optimisation du BFR sans dégrader le taux de service client.

Cette démarche s’appuie sur une classification des articles sur des critères de consommation et de prix permettant de définir selon la classe :
- des taux de service impactant le niveau des stocks de sécurité et
- des objectifs de couverture de stock impactant les quantités de commandes.
Cette classification a ainsi pour objectif de porter une attention particulière aux articles qui impactent significativement le niveau de stock et ainsi d’adapter des règles de gestion pour chaque groupe.

Les paramètres de gestion sont évalués au niveau de l’article en fonction de leur impact sur le niveau de stock et sur la satisfaction Client, mais également en tenant compte des coûts engendrés par la gestion des stocks (Coût de possession et coût de passation de commandes). Il est d’ailleurs assez fréquent de constater que cette analyse amène le redimensionnement du stock de certains articles à la hausse dans le but d’améliorer le taux de service Client.

La détermination d’objectifs de couverture de stock permet un pilotage plus efficace du niveau de stock et la définition d’objectifs de réduction plus précis. Il est à noter que cette segmentation des articles utilisée dans le cadre du diagnostic sera facilement transposable dans le cadre d’une mise en application opérationnelle.

Sur la base du stock de sécurité et des quantités de commandes ainsi estimés, il est alors possible de comparer un stock optimal au niveau de stock moyen sur une période significative, de constater les écarts et ainsi d’évaluer les potentiels de réduction.

3. Analyser les causes fondamentales des aléas de la supply chain

La variabilité rencontrée à travers la supply chain (des ventes, à la production, aux approvisionnements, sans oublier le maillon logistique) oblige l’entreprise à augmenter son niveau de stock, afin de maintenir un haut niveau de service à ses clients.
Parmi les causes générant cette variabilité, on notera :
- L’absence de système de gestion des prévisions de vente
- Des problèmes de performance des fournisseurs tant sur le niveau de service que sur la qualité des produits
- L’absence de contrat de service avec les clients, notamment sur les engagements standardisant les délais de commande
- Un outil de production peu fiable
- L’inexactitude récurrente des stocks

Pour traiter ces différentes causes, un plan d’action impliquant les opérationnels sera mis en oeuvre afin de réduire les aléas. L’objectif est de réduire les stocks sans impacter le taux de service.

Suite à cette approche opérationnelle, des actions à plus long terme, stratégiques et structurantes peuvent être étudiées pour réduire davantage la valeur de stock:
1. Revoir la stratégie industrielle et les process de production,
2. Revoir la stratégie d’achat en intégrant le « total cost of ownership » dans les décisions d’achat,
3. Mettre en place une démarche de différentiation retardée du produit,
4. Refondre la stratégie de distribution, nombre et emplacement des entrepôts et plateforme logistique.

L’évaluation financière des gains sous forme de diagnostic est une étape préalable nécessaire à la mise en œuvre d’un plan de réduction des stocks. C’est le moyen le plus efficace pour convaincre les différents acteurs des processus impactant les stocks de mener à bien ce plan. Cette démarche est d’autant plus intéressante qu’elle s’inscrit dans un premier temps dans le cadre d’un diagnostic rapide qui sera directement utilisable de façon opérationnelle dans une phase de déploiement et ceci sans investissement massif (en coût et en ressources) de la part de la société.

Par Frédéric Lumeau, Director, Duff & Phelps

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Définition de la gestion des stocks

 Définition de la gestion des stocks

Le type de gestion des stocks et des approvisionnements pratiqué en interne et par les partenaires les plus directs, conditionne la performance de la supply chain en totalité. Cette gestion influe donc significativement la qualité du service rendu au client.

Stock et Juste à temps

Dans une contexte de juste à temps, lorsque les centres de production et d'approvisionnement, tout comme les clients, sont répartis sur le territoire ou à l'international, on ne peut plus se reposer exclusivement sur les traditionnelles méthodes de gestion des entrepôts et magasins (ABC, 20/80, méthode de Wilson... Voir ci-après).

Gestion logistique orientée client

La gestion "dynamique" des flux matière, produits semi-finis et produits finis supplée désormais à une gestion "statique" des stocks .
Le passage d'un type de gestion "statique" des stocks à un type de gestion "dynamique" des flux, ne se fera pas sans réformer les modes organisationnels et les principes de fonctionnement de la chaine client fournisseur depuis le premier élément de la chaîne jusqu'au client final. La gestion logistique orientée client est en effet d'un autre niveau de complexité. Elle implique une étroite collaboration avec l'ensemble des partenaires de la chaine logistique.

Confiance et transparence pour une gestion logistique dynamique

Le partage systématique de l'information pertinente, l'anticipation, la confiance et le développement et la mise en place de stratégies communes sont les principales caractéristiques de l'indispensable changement des relations clients fournisseurs pour une gestion des stocks adaptée aux besoins actuels du juste à temps.

Rappel : Méthodes de gestion des stocks : les techniques classiques

Méthode ABC et 20/80

Les méthodes ABC et 20/80 sont directement issues des travaux de Vilfredo Pareto.
20% des mêmes références produits se retrouvent dans 80% des commandes. Ou encore, 20% des références produits génèrent 80% du chiffre d'affaires. Il est donc essentiel de s'assurer que ces références précises ne soient jamais en rupture de stock et soient le plus accessibles possible. La méthode ABC permet de les identifier et de les répartir en 3 classes.

La méthode de Wilson

La méthode de Wilson est une formule permettant d'estimer les valeurs de stocks des entrepôts et magasins en tenant compte de la demande et des coûts de possession.

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Le Marketing

Concernant le Marketing, les bases du marketing = Création d'une valeur ajoutée pour le couple Client-Entreprise. Les piliers : Le marketing étude, le marketing Stratégique et le Marketing Opérationnel

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